 |
| Foto/Ilustrasi/Google.Picturecom// |
Didalam organisasi dibutuhkan koordinasi. Koordinasi sendiri di
definisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan
kegiatan pada tingkat satu kesatuan yang terpisah dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Koordinisasi yang efektif dalam organisasi diperlukan karena tanpa
adanya koordinasi maka setiap anggota dalam organisasi tidak memiliki
pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan
organisasi itu sendiri.
Sebelumnya kita harus mengerti arti kata organisasi. Di mana kata
“organisasi“ mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama
menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi
perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintahan, atau suatu perkumpulan
olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian,
sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan
ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat
tercapai dengan efisien. Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya
sebuah koordinasi dengan Ketua, Ketua Bidang dan bawahannya untuk kelangsungan
organisasi itu sendiri.
Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan )
tujuan dan kegiatan Organisiasi pada satuan yang terpisah dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para Anggota atau Bawahan, sebab tanpa
koordinasi setiap Bawahan tidak mempunyai pegangan mana yang harus
diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Pedoman Koordinasi
- Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna
menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat
yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan
kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
- Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
- Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang
saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu
ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
- Koordinasi harus menggunakan pendekatan multiOrganisasionall, dengan
wujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling
tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang Ketua sebagai
pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar
kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal
sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para
Anggota atau Bawahannya,sebab tanpa koordinasi setiap Anggota tidak mempunyai
pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu
sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh
kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap Bagian
atau Organisasi atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi
merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu
serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat
dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat
ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang
dapat dikendalikan secara efektif oleh Pemimpin atau atasan. Antara
rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan
bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk
mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,
2003:196), yaitu:
- Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan
yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
- Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)
di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
- Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi.
Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti
terlihat pada diagram berikut ini.
Diagram Tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi
| raciprocal interdependence |
|
Lebih lanjut Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat
koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak
rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu
berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga
sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang
tinggi.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seorang pemimpin dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya:
- Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut,
dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya
kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
- Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang
formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang
menduduki posisi tersebut.
- Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan
didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan
merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
- Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka,
perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan
perintah atau persyaratan lainnya.
- Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan
oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan
diterima bila tidak melakukan perintah,
- Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai
intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
- Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power )
berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan
dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
- Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
- Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
- Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility
yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan
menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan
pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan
kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan
harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan
diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan
diambil.
- Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh
orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan
orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan,
kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan
saluran komunikasi yang lebih baik.
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara
bermacam-macam individu dan Bagian - bagan atau departemen-departemen dalam organisasi
menurut
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
- Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan
pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai
kepentingan organisasi yang baik.
- Perbedaan dalam oriantasi waktu
Pemimpin akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus
dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan
pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
- Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang
cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan
mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat
serta berdiskusi satu dengan yang lain.
- Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode
dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap
tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara
langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.
Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin
membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan
informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang
efektif, yaitu:
- Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan
mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana
dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan
dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan
koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
ü Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan
tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan
integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan
pengarahan yang tepat.
ü Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani
kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
ü Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui
pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.
Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses
seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
- Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila
bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih
luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan
melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau
di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan
dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia
bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral
membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat
hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
ü Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
ü Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
ü Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi
secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas
dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
ü Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal
manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa
atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan
perhatian yang terus menerus dari seseorang.
ü Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan
menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan
implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang
dijelaskan pada
d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
ü Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
- Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara
pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan
tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau
penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat
berdiri sendiri.
- Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi
satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu,
tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter
satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri
diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi
(perusahaan).
Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun
kelompok apapun, demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai.
Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada dasarnya koordinasi merupakan suatu
pemrosesan informasi.
Di sini peranan Pemimpin sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya
dalam bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi. Kedekatan hubungan
dan kelancaran informasi antara Ketua dengan bawahan pun juga sangat
perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat
kesalahan informasi (
miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja.
Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu
organisasi menjadi lebih maju karena tercapainya tujuan dari organisasi
tersebut.
(GoPeRmAnTikKo)